Die Vielfältigkeit von über 500 städtischen Betrieben stellt hohe Anforderungen an die Arbeitssicherheit. Das Team rund um Roger Dörig, Leiter Fachstelle Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, und Günther Müller, Spezialist für ASGS der Stadt Zürich, hat miterlebt, wie sich die Ansprüche an eine digitale Betriebsgruppenlösung in den letzten 20 Jahren gewandelt haben.
Herr Dörig, Sie leiten die Fachstelle der ASGS Gesundheitsschutz Zürich. Was beinhaltet Ihr Hauptaufgabengebiet?
Roger Dörig: Meine Hauptaufgaben beinhalten die Sicherstellung der Rechtssicherheit sowie die Weiterentwicklung der Betriebsgruppenlösung, inklusive deren Rezertifizierung, die Personalführung und Budgetverantwortung sowie die strategische Ausrichtung der Fachstelle. Fachlich ist die BGL einer Trägerschaft der Stadt Zürich unterstellt, die paritätisch von Arbeitgeber-und Arbeitnehmervertretung mandatiert ist. Organisatorisch und budgetmässig sind wir der Dienstabteilung Umwelt und Gesundheitsschutz (UGZ) unterstellt. Als Fachstelle stehen wir in der Verantwortung, der Trägerschaft sowie dem Gesamtstadtrat von Zürich Rechenschaft über unsere Tätigkeiten abzulegen.
Wie kam es zu der Gründung einer eigenen Fachstelle in der Stadt Zürich?
R.D.: 2000 entschied der Stadtrat von Zürich, die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz gemäss der EKAS-Richtlinie 6508 umzusetzen. Kernaussage des Stadtratsbeschlusses war: «Die Dienstabteilungen der Stadt Zürich setzten die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz gemäss RL 6508 um – Punkt.» Im Anschluss wurde die Fachstelle ASGS geschaffen, die eine Betriebsgruppenlösung entwickelte, die erstmals 2002 zertifiziert wurde. Heute sind rund 525 Betriebe, respektive ca. 25 000 Mitarbeitende, der BGL Stadt Zürich angeschlossen. Eine Betriebsgruppenlösung für die ganze Stadt ist natürlich kostengünstiger, als wenn jede Dienstabteilung eine eigene Lösung im Einsatz hat, wobei jeder Betrieb freiwillig bei unserer BGL mitmachen kann.
Mit welchen besonderen Herausforderungen ist man bei der Stadt Zürich konfrontiert?
R.D.: Die grösste Herausforderung besteht in dem grossen Spektrum unserer angeschlossenen Betriebe – bezüglich der Gefahrensituationen. Angefangen bei den «einfachen» Büroarbeitsplätzen, über Tätigkeiten bei Drogenabgabestellen bis hin zu den Arbeiten in Recyclingbetrieben. Nicht zu vergessen sind die städtischen Schulen mit rund 120 Schuleinheiten oder die Verkehrsbetriebe (VBZ) respektive viele weitere Betriebe wie die Entsorgung und Recycling (ERZ).
Was hat das für Auswirkungen auf die Kommunikation mit den Betrieben?
Günther Müller: Die Frage lautet immer: Aus welchem Bereich unseres vielfältigen Kundensegmentes ist mein Gesprächspartner? Dementsprechend sind die Bedürfnisse einer Kita ganz anders als die einer Werkstatt. Die Gefährdungen in einem Büro sind anders als in einem Chemieraum. Je nach vorhandenem Fachwissen unserer Kunden müssen die Argumente anders formuliert werden. Das sind tatsächlich sehr viele Facetten unserer über 600 SiBes. Oder anders gesagt: Die Hauptherausforderung liegt in der Unterschiedlichkeit unserer angeschlossenen Betriebe.
Sie setzten schon früh auf eine Software für Ihre Betriebsgruppenlösung. Was waren die Gründe dafür?
G.M.: Vor dem Jahr 2016 hatten wir noch eine reine Papierlösung im Einsatz. Die Kunden hatten unseren BGL-Ordner mit an den Betrieb angepasstem Inhalt zur Verfügung. Dass diese immer auf dem neusten Stand gehalten werden konnten, erforderte einen hohen zeitlichen Aufwand. Aus unserer Optik, respektive aus der Sicht einer Betriebsgruppenlösung, hatten wir nie den Gesamtüberblick. Wir konnten nur vor Ort beurteilen, wie der Umsetzungsstand bei den jeweiligen Kunden ist. Zudem befanden wir uns in einem stetigen Kundenwachstum. Diese Gründe waren für uns ausschlaggebend, auf eine elektronische Lösung zu wechseln. Zu diesem Zeitpunkt gab es auf dem Markt noch kein Produkt, welches unseren Anforderungen und Vorstellungen entsprach. Deshalb wagten wir den Schritt, eine für unsere BGL passende Applikation programmieren zu lassen. In weniger als zehn Monaten konnten wir vom «Kick-off-Meeting» unseren Kunden eine funktionierende, webbasierte Lösung zur Verfügung stellen. Wir unterschätzten aber den riesigen Aufwand.
In der Zwischenzeit haben Sie auf eine neue Software gewechselt. Wie kam es zu diesem Umstieg?
G.M.: Ein Hauptgrund für den Wechsel war der schnelle technologische Wandel. Wir hätten ohnehin unser bestehendes Tool von Grund auf «redesignen» müssen. Es drängte sich die Frage nach einer Evaluation einer neuen IT-Lösung auf, da auf dem Markt nun gute Tools verfügbar waren. Somit können wir uns wieder viel stärker auf das Fachliche konzentrieren. Unser vorheriges Tool war damals hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit noch etwas holprig dahergekommen. Dies wurde zu Recht auch von unseren Anwendern kritisiert. Mit dem Wechsel ergab sich in dieser Hinsicht eine deutliche Verbesserung.
Weshalb hat man sich schliesslich für die Webapplikation «safely» entschieden?
R.D.: Im Vorfeld eines Einladungsverfahrens fand eine minuziöse Evaluation statt. Unsere IT-Spezialisten der UGZ waren mit an Bord und sind alle Prozesse durchgegangen. Ein Riesenthema war beispielsweise der Aspekt der Datensicherheit, welcher mit der Organisation und Informatik Stadt Zürich (OIZ) koordiniert werden musste. Diese wollte beispielsweise sehr genau wissen, wo welche Daten gehostet und gesichert werden. Der Auswahlprozess beinhaltete auch Kriterien der finanziellen Aspekte. Es war ein sehr umfangreicher Katalog, anhand dessen der Entscheid für eine Software gefällt wurde. Die ganze Evaluation beanspruchte ein gutes halbes Jahr. Warum der Entschied letzten Endes auf «safely» von Lobsiger & Partner GmbH fiel, hatte auch mit der hohen Rechtssicherheit zu tun. Ein positiver Punkt war, dass wir uns nie um die Checklisten kümmern müssen, da beispielsweise die Originalchecklisten der Suva immer aktualisiert werden. Es müssen somit keine Checklisten unsererseits mehr vorgängig verifiziert werden. Wir können uns seither viel mehr um unsere Kunden kümmern.
Swissness und Rechtssicherheit: für Roger Dörig (l.), Leiter ASGS, und Günther Müller, zuständig für die Einführung von «safely» in den Betrieben der BGL der Stadt Zürich, ausschlaggebende Argumente für eine moderne Betriebsgruppenlösung.
Wie haben die angeschlossenen Betriebe und die Benutzer auf den Wechsel reagiert?
G.M.: Grundsätzlich haben alle angeschlossenen Betriebe sehr positiv reagiert, da wir ihnen klar aufzeigen konnten, dass alles, was sie uns vorher an Wünschen aufgezeigt hatten, jetzt umgesetzt werden konnte. Angefangen bei der Benutzerfreundlichkeit, über die rechtssicheren Checklisten bis hin zu weiteren Funktionalitäten – plötzlich war alles auf einen Schlag vorhanden. Es waren in der Tat sehr viele positive Rückmeldungen, allein was die einzelnen Funktionen anbelangt.
Wie war der Schulungsaufwand für die einzelnen Stellen, die mit der Lösung operieren?
G.M.: Angesichts der Möglichkeiten, die «safely» bietet, war der Aufwand relativ gering. Mitunter dadurch, dass vieles auch online möglich ist. Die Eingabemasken haben einen hohen Wiedererkennungswert, was die Bedienung vereinfacht und weniger Zeit für die Schulung beansprucht.
Wie kann die Fachstelle von «safely» profitieren?
R.D.: Ein Vorteil ist die schnelle Gesamtübersicht im Infoboard von «safely» über die BGL: So können sehr schnell Handlungsfelder eruiert werden. Die personellen Ressourcen der Fachstelle können seither effizienter eingesetzt werden. Ein schlagendes Argument ist zudem die Rechtssicherheit. Für mich und unsere Kundschaft sind auch die Innovationen ein wichtiger Punkt. Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit mit der Firma Lobsiger & Partner sehr gut.
Wie können die Betriebe von «safely» profitieren? Mittlerweile mischen ja so viele Anbieter den Markt auf.
R.D.: In der Tat, aber wirklich gute und ganzheitliche Lösungen gibt es nicht viele. Es existieren einige Nischenabdeckungen. Der Aspekt «Swissness» bzw. der Standortvorteil war sicher ein wichtiges Argument. Der direkte Draht zum Hersteller war uns besonders wichtig. Wenn etwas nicht läuft, kann man eine Mail auslösen und man erhält in nützlicher Frist eine Antwort. Dieser Service war für uns ebenso ausschlaggebend.
Würden Sie sich rückblickend wieder für eine solche Lösung entscheiden?
R.D.: Eindeutig. Dazu gibt es nicht viel mehr zu sagen.
Ursprünglich erschienen in SAFETY-PLUS 2/22, Seite 12–13